Audity bývají v očích manažerů často nutným zlem. Podle Davida Šímy, zkušeného auditora a odborníka na systémy řízení kvality i bezpečnosti, by se však na ně firmy měly dívat jako na „očkování,“ tedy preventivní proces, který posiluje imunitu organizace a chrání ji před zásadními chybami. V rozhovoru pro pořad Audit na platformě FocusOn popisuje, proč audity nejsou kontrolou, ale nástrojem řízení, který může firmám přinést měřitelnou přidanou hodnotu.
Podle Davida Šímy je největší chybou firem vnímání auditu jako sankční kontroly. „Audit je prevence. Stejně jako očkování zvyšuje imunitu člověka, audit zvyšuje imunitu organizace, třeba v oblasti efektivity, bezpečnosti i kvality,“ vysvětluje Šíma.
Firmy podle něj často vnímají audity jako stresové situace. Tento postoj však vychází z nesprávného nastavení myšlení. „V minulosti se audit rovnal kontrole. Dnes by měl být především nástrojem zlepšování. Pokud organizace chápe audit jako příležitost, atmosféra i výsledky jsou úplně jiné,“ dodává auditor.
Kvalitně provedený audit podle něj odhalí nejen slabá místa, ale i oblasti, které fungují efektivně a mohou být inspirací pro ostatní části firmy.
Efektivita školení: drahá investice bez měření výsledků
Jedním z častých zjištění při auditech bývá neefektivita interních školení. „Školení stojí desítky tisíc korun, zaměstnanci na ně chodí, ale nikdo už neměří, co si z nich odnášejí,“ upozorňuje Šíma.
Podle něj mnoho firem investuje ročně až 2–3 % svého personálního rozpočtu do školení, aniž by vyhodnocovaly, zda nově získané znalosti zaměstnanci skutečně používají v praxi. „Efektivita školení se prakticky neověřuje. Přitom by mělo být samozřejmostí, že po investici chceme měřit návratnost: nejen finanční, ale i znalostní,“ dodává.
Moderátor doplňuje konkrétní příklad: výrobní firma po zjištění neshody v oblasti školení zavedla novou pozici interního školitele. Výsledkem byl pokles interních chyb a reklamací. To dokazuje, že i „negativní zjištění“ může přinést dlouhodobý pozitivní efekt.
Změna mindsetu: audit jako nástroj řízení
Firmy často vstupují do auditu se zbytečným stresem. „Mnoho manažerů má ve svých cílech „nula neshod“. To je naprostý nesmysl. Stejně jako si nemůžeme stanovit cíl mít nula úrazů, důležité je hledat shodu, ne vyhýbat se zjištěním,“ říká Šíma.
Audit podle něj není o hledání chyb, ale o hledání shody se standardy a o identifikaci příležitostí ke zlepšení. „Auditor by měl být partnerem, ne kontrolorem. Audit je dialog zaměřený na procesy, ne na trestání lidí,“ zdůrazňuje.
Zkušenosti z praxe ukazují, že když firma nastaví přístup „najděme, co zlepšit“, audity se stávají nástrojem řízení s reálným dopadem na produktivitu a efektivitu.
Interní versus certifikační audit: příprava na zkoušku
Rozdíl mezi interním a certifikačním auditem přirovnává David Šíma k procesu učení. „Interní audit je příprava na zkoušku, certifikační audit je samotná zkouška,“ vysvětluje.
Interní audity si organizace provádí sama, buď prostřednictvím vlastních školených auditorů, nebo externí pomoci. Cílem je zjistit, zda procesy fungují tak, jak mají. Certifikační audit provádí externí auditor, který posuzuje shodu s požadavky konkrétní normy, například ISO 9001 nebo ISO 14001.
„Audity jsou dobrovolné, zákon je nevyžaduje. Pokud se pro ně firma rozhodne, dělá to pro sebe, ne kvůli papíru na zdi,“ dodává Šíma. Investice do auditu podle něj může být klíčová – certifikované organizace dosahují podle studií až o 20 % nižší chybovosti ve výrobních procesech.
Bezpečnost práce: audit jako prevence úrazů
Z pohledu bezpečnosti práce jsou audity naprosto zásadní. „Je to všechno o prevenci. Interní audity, které provádějí vedoucí výroby nebo top management, dávají jasný signál: bezpečnost je pro nás důležitá,“ říká Šíma.
Podle něj by měl každý zaměstnanec cítit, že audity nejsou formalita. Pravidelné prověřování procesů snižuje riziko pracovních úrazů až o 30 %. „Lidé vědí, co mají dělat, ale často na to zapomínají, protože se činnosti stávají rutinou. Audit jim to připomene, ne jako výčitku, ale jako připomenutí správných návyků,“ vysvětluje.
Šíma upozorňuje i na osobnostní kvality auditorů. „Auditor by měl mít nejen znalosti a praxi, ale i empatii. Není to inspektor. Je to člověk, který umí klást otázky s citem a dát konstruktivní zpětnou vazbu,“ dodává.
Lídři jako příklad, když ředitel sedí u auditu
Velký vliv na atmosféru má i přístup vedení. Šíma popisuje příklad firmy, kde ředitel osobně seděl po celý průběh auditu. „Nebyl tam proto, aby stresoval lidi, ale aby viděl, jak funguje jeho tým. Takový přístup je běžný v japonských firmách – a funguje to,“ říká.
Podle něj je právě angažovanost vedení klíčová. „Ryba smrdí od hlavy. Pokud vedení chápe audit jako příležitost, ten postoj se přenese na všechny zaměstnance,“ doplňuje moderátor.
Celý rozhovor, který moderuje Pavol Plevják ze společnosti DQS, si můžete pustit jako video nebo podcast:
- Jaké konkrétní chyby ve školeních stojí firmy statisíce korun ročně?
- Jak auditoři vyhodnocují „efektivitu“ procesu a co považují za reálný důkaz?
- Jaké osobnostní vlastnosti musí mít dobrý auditor, aby byl pro firmu přínosem?
- Co dělat, když organizace z auditu dostane negativní hodnocení?
- Jak se audity liší mezi českými a japonskými firmami – a proč ty druhé dosahují lepších výsledků?
Autor: redakce
FocusOn je zpravodajský web zaměřený na nové trendy v ekonomice s důrazem na využívání moderních technologií.
