Před lety firmy brzdil tisk, šanony a zdlouhavé předávání papírových smluv. Dnes chtějí mít vše vyřízené během několika minut. Elektronický podpis se tak z technologické novinky proměnil v běžný nástroj, který firmám šetří čas, peníze i administrativu. Petr Dolejší ze společnosti SEFIRA v pořadu Echo digitalizace na platformě FocusOn popisuje, proč digitalizaci výrazně urychlila pandemie, jak bankovní identita změnila přístup lidí k online podepisování a proč jsou dnes elektronické procesy pro firmy levnější, rychlejší a méně chybové.
SpotifyPetr Dolejší se ke kryptografii a elektronickým podpisům dostal už během studií v druhé polovině devadesátých let. Tehdy se podle něj technologie začaly posouvat od čistě akademických experimentů k reálnému zpracování a bezpečné výměně dat.
,,Kryptografie je nástroj, jak bezpečně schovat informaci nebo naopak prokázat, že jsem něco udělal já. A právě na tom elektronický podpis stojí,“ vysvětlil Dolejší. První velký projekt společnosti souvisel s digitalizací komunikace mezi pojišťovnami a Českou kanceláří pojistitelů v době nástupu povinného ručení. Systém měl umožnit bezpečný přenos velkých objemů dat o milionech vozidel a škodních událostech mezi jednotlivými institucemi.
Podle Dolejšího šlo na přelomu tisíciletí o technologicky náročný projekt, protože elektronická výměna dat v takovém rozsahu tehdy nebyla běžná. Přenosy se navíc musely zabezpečit pomocí kryptografie a šifrovaných kanálů.
Česko bylo mezi průkopníky
Česká republika patřila mezi první státy na světě, které přijaly zákon o elektronickém podpisu. Dolejší připomněl, že Česko bylo podle něj dokonce třetí zemí na světě s podobnou legislativou. Přesto se elektronické podepisování dokumentů začalo ve větším měřítku prosazovat až s nástupem datových schránek v roce 2009.
Právě datové schránky podle něj přinesly první masivní kontakt běžných lidí s elektronickými dokumenty. Lidé najednou potřebovali elektronicky komunikovat se stavebními úřady nebo jinými institucemi veřejné správy.
Významným milníkem pak bylo evropské nařízení eIDAS, které bylo schváleno v roce 2014 a postupně začalo platit od roku 2016. To zásadně změnilo právní postavení elektronických dokumentů v celé Evropské unii.
,,Nařízení eIDAS zrovnoprávnilo elektronický a papírový dokument. Pokud je dokument správně podepsaný a splňuje právní náležitosti, úřad ho nemůže odmítnout,“ uvedl Dolejší.
Největší překážkou nebyla technologie, ale lidé
Přestože technologie byly podle Dolejšího schopné fungovat už dávno, největší bariérou zůstávala nedůvěra uživatelů a firem. Lidé podle něj často nerozuměli tomu, jak elektronický podpis funguje, a nechtěli měnit své zavedené návyky.
Další problém představovala komplikovanost prvních řešení. Certifikáty mají omezenou platnost a uživatelé je museli pravidelně obnovovat nebo navíc pracovat s externími médii.
,,Lidé proto museli něco aktivně udělat, něco změnit a naučit se nový způsob práce. A právě to byla největší překážka,“ popsal Dolejší. Výrazně skeptická byla podle něj také právní oddělení firem. ,,Právníci rozhodně nebyli velkými propagátory elektronických podpisů,“ poznamenal.
Bankovní identita změnila pravidla hry
Zásadní změnu přineslo až zjednodušení celého procesu. Velkou roli v soukromoprávní sféře sehrála bankovní identita, díky které už uživatelé nemusí řešit technické detaily, certifikáty ani správu klíčů.
,,Dnes člověk pouze potvrdí operaci přes banku, přiloží otisk prstu nebo se podívá do telefonu a na pozadí vznikne certifikát i elektronický podpis. Uživatel prakticky nic neřeší, protože to funguje stejně jako v mobilním nebo internetovém bankovnictví, na které je zvyklý,“ vysvětlil Dolejší.
Elektronické podpisy v různé formě dnes lidé běžně používají například při převzetí zásilek od kurýrních služeb, při podepisování smluv nebo při komunikaci se zaměstnavatelem.
Podle Dolejšího se přitom nezměnilo ani tak porozumění technologiím, jako spíše jejich uživatelská jednoduchost. Technologie se podle něj stala „neviditelnou“.
Covid urychlil digitalizaci firem i státní správy
Významný impuls dostala elektronizace během pandemie. Firmy i instituce byly nuceny hledat způsoby, jak fungovat na dálku, a elektronické podepisování dokumentů se stalo nezbytností.
Dolejší upozornil, že se zároveň změnil i pohled na úroveň zabezpečení. Firmy podle něj pochopily, že ne každá situace vyžaduje nejsložitější typ elektronického podpisu. ,,Zjistilo se, že pro mnoho účelů stačí jednodušší forma podpisu. Díky tomu se technologie stala dostupnější pro mnohem širší skupinu lidí,“ uvedl.
Digitalizace dnes podle něj výrazně proniká i do HR procesů. Firmy elektronicky řeší pracovní smlouvy, dovolené nebo personální dokumentaci zaměstnanců.
Méně papíru znamená nižší náklady i rychlejší procesy
Vedle bezpečnosti a pohodlí přináší digitalizace podle Dolejšího především ekonomické výhody. Firmy snižují náklady na administrativu, archivaci i fyzickou přepravu dokumentů. Některé společnosti podle něj řešily i otázku, zda budou muset stavět nové skladovací haly pro papírové archivy. Elektronizace dokumentů tak často představovala levnější alternativu.
Velkou proměnou prošlo například pojišťovnictví. Dříve podle Dolejšího zprostředkovatelé vyplňovali smlouvy ručně, dokumenty se několik dní přepravovaly a následně znovu přepisovaly do systémů.
,,Dnes má pojišťovna smlouvu okamžitě, zprostředkovatel ji má vyřízenou a rychleji dostane provizi. Zároveň se výrazně snížila chybovost,“ uvedl Dolejší.
Podle něj navíc firmy stále více preferují elektronické kanály i kvůli nižším transakčním nákladům. ,,Online procesy jsou rychlejší, levnější a méně chybové. Tento trend se pravděpodobně už nezmění,“ dodal.
Elektronické dokumenty dnes využívá téměř každý sektor
Řešení společnosti SEFIRA dnes podle Dolejšího využívají banky, pojišťovny, retailové řetězce, utility, průmyslové firmy i veřejná správa. Elektronické podpisy se podle něj staly běžnou součástí každodenního fungování firem. Statutáři dnes elektronicky podepisují smlouvy se zákazníky, obchodními partnery i úřady několikrát týdně.
Dolejší zároveň upozornil, že digitalizace není jen o samotném podpisu. Klíčová je také dlouhodobá správa elektronických dokumentů, jejich archivace a ověřitelnost.
Digitalizace už není otázkou volby
Na závěr rozhovoru Dolejší zdůraznil, že digitalizace je nevratný proces. Podle něj už dnes prakticky neexistuje oblast, která by bez digitálních technologií fungovala efektivně.
,,Není třeba se toho bát. Už dnes používáme digitální technologie v mnohem citlivějších situacích, například v internetovém bankovnictví, a považujeme to za samozřejmost,“ uzavřel.
Celý rozhovor si můžete pustit jako video nebo podcast. Dozvíte se například:
- Jak konkrétně funguje kryptografie na pozadí elektronického podpisu?
- Proč byly první elektronické podpisy pro běžné uživatele tak komplikované?
- Jaké problémy řešily pojišťovny při digitalizaci milionů dat o vozidlech?
- Jak covid změnil přístup firem k elektronickému podepisování dokumentů?
- Proč podle Petra Dolejšího právníci dlouhodobě brzdili rozvoj digitalizace?