Jeden odešlý zaměstnanec a firma má problém. Jak audit odhalí skrytá rizika

Audity bývají ve firmách často vnímány jako stresová kontrola, při které jde o získání certifikátu. Auditor a konzultant Martin Zdralek v rozhovoru pro pořad Audit na platformě FocusOn ukazuje, že audit je ve skutečnosti příležitost — pokud ho firma dokáže správně uchopit. V externím pohledu může najít zpětnou vazbu, inspiraci i pomoc při prevenci fatálních chyb. Pořadem provází Pavol Plevják ze společnosti DQS.

Audity, především ty externí, nejsou jen mechanickou kontrolou souladu s normami. Jak říká Martin Zdralek, „externí audit je objektivní, plánovaný proces, který poskytuje důkazy o aktuálním stavu.“ A pokud ho firma správně uchopí, může jí pomoci otevřít oči.

Externí auditor přichází jako nezávislá osoba – nikoliv proto, aby firmu hodnotil, ale aby ukázal možnosti, kde se lze zlepšit. „Auditor nastavuje firmě zrcadlo,“ dodává Zdralek. A právě v této roli může upozornit na rizika, navrhnout úspory nebo přispět ke standardizaci činností.

Když interní audit zůstane jen na papíře

Podle Zdralka je problémem mnoha firem kvalita interních auditů. Často se totiž dělají jen formálně – bez motivace, bez prostoru, bez výcviku. „Někdy to lidé dělají z donucení. Mají svou agendu a audit berou jako práci navíc,“ upozorňuje.

Zásadní komplikací je také nedostatek nezávislosti. Interní auditor má auditovat kolegu, kterého dobře zná – a často se bojí vystavit neshodu. „Objevuje se i obava, že když kolegovi napíšu odchylku, zítra se se mnou nebude bavit,“ říká Zdralek. U malých firem je tak běžné, že si najímají externího auditora i na tzv. interní prověrky, právě kvůli objektivitě.

Opakující se chyby: neshody v dokumentaci a nulová zastupitelnost

Mezi nejčastější zjištění při auditu patří neaktuální dokumentace. Firmy si často myslí, že mají vše pod kontrolou, protože existují směrnice nebo příručky. „Ale v praxi se často ukáže, že lidé dělají věci jinak, než jak je popsáno,“ upozorňuje Zdralek. Nikdo neřeší, že procesy se časem změnily – a dokumentace zůstala bez úprav.

Dalším opakujícím se problémem je zastupitelnost. „Ve firmách často platí, že určitý proces dělá jen jeden člověk. A nikde to není popsáno, protože si myslí, že tomu rozumí jen on,“ říká Zdralek. Pak ale stačí, aby tento zaměstnanec odešel – a firma má problém. Nejen kvůli internímu zmatku, ale i kvůli riziku sankcí při kontrole.

Jak reaguje vedení: podpora nebo strach?

Klíčovým faktorem úspěšnosti auditu je přístup top managementu. „Existují firmy, které chtějí slyšet pravdu. Chtějí vědět, co funguje a co ne. Ale jinde se vedení zaměří na hledání viníka,“ říká Zdralek. Takový přístup pak deformuje celý audit: zaměstnanci se bojí mluvit, skrývají problémy a audit nedává reálný obraz.

Přitom audit není represivní nástroj – auditor neuděluje pokuty ani nezavírá provoz. „Audit má upozornit na slabá místa, ne někoho vyhodit. Je důležité vysvětlit, že případná neshoda není o selhání jednotlivce, ale systému,“ dodává.

Co přináší zkušený externí auditor

Externí auditor navštěvuje desítky firem ročně a získává tak přehled o různých přístupech. „Mohu říct: tady je něco, co se jinde osvědčilo. A nebo naopak upozornit, že se u vás objevuje něco, co jinde vedlo k problému,“ vysvětluje Zdralek. Samozřejmě bez porušení důvěrnosti.

Výhodou je i schopnost srovnání – externí auditor není zatížen provozní slepotou a dokáže vnímat rizika, která si firma už dávno přestala uvědomovat.

Digitalizace, AI a audity budoucnosti

Podle Zdralka se i svět auditů proměňuje. Po zkušenostech s covidem se rozšířily vzdálené audity a stále více se mluví o zapojení umělé inteligence. „AI se dnes používá například při správě dokumentace nebo při vyhodnocování výsledků auditu,“ říká.

Přesto se lidský faktor podle něj zatím nahradit nedá. „Audit je o posouzení souvislostí. To stroj stále nezvládne,“ dodává. Zároveň ale upozorňuje, že dokumenty psané AI mají svá specifika – a je potřeba je vždy ověřit. Pokud ale firmě pomohou a jsou funkční, mohou být přínosem.

Certifikace nestačí. Rozhoduje přístup, ne papír

Zkušenosti ukazují, že samotný certifikát nic negarantuje. „Setkal jsem se s firmami, které neměly žádnou certifikaci, a přesto měly velmi dobře nastavené procesy,“ říká Zdralek. A naopak – firmy s více certifikáty často selhávaly v praxi.

Certifikace může být nástroj, ale rozhodující je kultura organizace. „Certifikát na zdi firmu nespasí. Když ho používáte jen pro tendr, zůstane mrtvým papírem,“ uzavírá.

Celý rozhovor si můžete pustit jako video nebo podcast:

1. Jak audit odhalí, že zaměstnanci pracují jinak, než říká dokumentace?
2. Jaké důsledky může mít, když firma spoléhá na jednoho člověka bez zastupitelnosti?
3. Proč se interní audity ve firmách dělají formálně – a jak to napravit?
4. Co se stane, když se vedení zaměří jen na viníky místo systémového řešení?
5. Jak umělá inteligence ovlivní auditní praxi – a jak ji pozná zkušený auditor?