Sbohem, šanony. Co lidé vyplňovali celé dopoledne, dnes zvládne systém

Skříně plné šanonů a hodiny ručního vyplňování přivedly Daniela Štěrbu z Asseco Solutions k digitalizaci firemních procesů. V pořadu Echo Digitalizace na FocusOn vysvětluje, proč zaměstnanci změnu přijmou až ve chvíli, kdy jim ušetří čas, a proč firmy software čím dál častěji nekupují, ale předplácejí.

Spotify

Daniel Štěrba se k digitalizaci nedostal jako technolog k předem připravenému projektu. Impulzem byla zkušenost z HR. Při zpracování dokumentů uchazečů o zaměstnání a dalších personálních podkladů postupně zjistil, jak obtížně se velké množství papírových dokumentů spravuje. Problém se naplno projevil ve chvíli, kdy potřeboval konkrétní dokument sám dohledat.

,,Zjistil jsem, že to není jen jedna skříň, ale celý archiv skříní a některé věci vůbec nenajdu,’’ popisuje. Problém se týkal například pracovních smluv, které bylo nutné uchovávat, ale ne vždy byly správně zařazené. Některé dokumenty proto našel až později v jiném šanonu. Právě tehdy podle něj začala vznikat cílená vize, že takový způsob práce není dlouhodobě udržitelný.

Covid digitalizaci urychlil. Papírový dotazník nahradil web

Dalším impulzem byla pandemie covidu. Tým musel podle Štěrby fungovat v menším počtu lidí, zatímco množství práce zůstávalo vysoké. Počet uchazečů o zaměstnání přitom zůstával podle jeho slov přibližně stejný, pouze nárazově rostl či klesal. Bylo proto nutné hledat cestu, jak administrativu zrychlit.

Papírové dotazníky postupně vystřídaly webové formuláře, následovaly digitální podpisy smluv a elektronické zpracování dokumentů. Data z webových formulářů firma propojila s informačním systémem a využívala je také pro přípravu šablon smluv. ,,Byl to celý vývoj, který vedl k tomu, aby se všechno odehrávalo elektronicky,’’ shrnuje Daniel Štěrba. Digitalizací však práce neskončila. Jakmile se tým opět rozšířil, bylo nutné řešit sdílení dat, jejich zálohování, přístupová oprávnění nebo schvalování dokumentů. Data už jednoduše nemohla zůstat pouze na počítači jednoho člověka.

Celé dopoledne práce může nahradit kontrola systému

Technologie ale podle Daniela Štěrby představují jen jednu část změny. Druhou je lidský faktor. Uživatele rozděluje zjednodušeně do dvou skupin: na konzervativnější zaměstnance, kteří chtějí zachovat postupy, na něž jsou léta zvyklí, a na inovátory, kteří nové technologie naopak aktivně vyžadují.

Odpor ke změně podle jeho zkušenosti často zmizí ve chvíli, kdy zaměstnanec skutečně pocítí úsporu času. ,,Když zjistí, že to, co vyplňovali celé dopoledne, systém najednou dodá vyplněné a oni jsou tam místo vyplňování jen pro kontrolu, odpadnou i stížnosti na to, že musí dělat něco nového,’’ říká. Výsledkem podle něj bývá otázka, proč firma podobný systém nezavedla už dříve. Přínos se může projevit i fyzicky. Při stěhování firmy lze podle Štěrby díky digitalizaci ušetřit desítky, u některých společností dokonce stovky kilogramů papíru.

Faktury už není nutné ručně přepisovat

Elektronizace dnes podle Štěrby zasahuje prakticky celý oběh firemních dokumentů. Přestože například ve stavebnictví stále vznikají papírové dodací listy, finální faktury už podle jeho zkušenosti ve většině případů přicházejí elektronicky. Moderní systémy navíc dokážou data z dokladů vytěžit a načíst přímo do ERP.

Stejný princip lze využít u smluv s dodavateli a odběrateli nebo reklamačních formulářů. ,,Se současnými technologiemi asi není nic, co bychom nedokázali zdigitalizovat, pokud se bavíme o dokumentech,’’ říká Daniel Štěrba. AI podle něj navíc výrazně zjednodušila hledání vhodného řešení. Živnostník, malá i střední firma dnes mohou během krátké chvíle získat návrhy nástrojů, které by dříve musely složitě vyhledávat samy.

Cloud budí obavy, největším rizikem ale zůstává člověk

S přesunem dokumentů do digitálního prostředí přichází otázka bezpečnosti. Podle Daniela Štěrby jde také o jednu z prvních věcí, na které se zákazníci ptají. Firemní informační systémy obsahují velké množství interních dat, která společnosti nechtějí zpřístupnit nepovolaným osobám.

Za vhodné řešení pro bezpapírovou kancelář považuje bezpečné cloudové úložiště. To vedle přístupu k dokumentům umožňuje u sofistikovanějších řešení také jejich verzování, elektronické podpisy nebo schvalování. Část českých firem má podle něj vůči cloudu stále rezervovaný postoj. Přesvědčení, že data uložená na vlastní infrastruktuře jsou automaticky nejbezpečnější, však zpochybňuje. ,,I když na to zákazník myslí a investuje do toho opravdu velké peníze, pořád je pravdou, že největším kamenem úrazu je lidský faktor,’’ upozorňuje.

Software už firmy nemusejí kupovat. Platí za něj měsíčně

Proměňuje se také způsob, jakým firmy software pořizují. Obecným trendem je podle Daniela Štěrby model SaaS, tedy software as a service. Namísto jednorázového nákupu licence zákazník službu pravidelně předplácí. Výhodou je mimo jiné průběžná aktualizace systému, která má význam také z hlediska bezpečnosti.

Předplatné navíc firmám zpřístupňuje technologie, jejichž kompletní nákup by pro ně mohl být příliš drahý. ,,Díky softwaru jako službě se dostanu k řešení, které bych si jako celý balík nemohl dovolit koupit. Firma ho rozdělí tak, že mám všechno a platím málo měsíčně,’’ vysvětluje Daniel Štěrba. Robustní platformy vyžadují vysoké investice do vývoje i infrastruktury. Sdílení služby mezi větším počtem zákazníků proto podle něj umožňuje dostat její cenu níže.

Bezpapírová firma podle Daniela Štěrby není otázkou toho, zda přijde, ale spíše jak dlouho bude přechod trvat. Hlavním výsledkem digitalizace přitom nemá být samotné odstranění papíru, ale efektivnější využití práce. ,,Pokud je digitalizace a bezpapírová kancelář cestou k vyšší efektivitě a efektivitu si představuji mimo jiné jako výraznou úsporu času, je na každém, zda svůj čas stráví tím, co ho baví, zajímá a rozvíjí jeho byznys, nebo bude dělat opakované rutinní věci,’’ uzavírá.

Celý rozhovor si můžete pustit jako video nebo podcast a dozvíte se:

• Jak se Daniel Štěrba dostal od podnikání a HR až k digitalizaci a informačním systémům?
• Proč byly právě pracovní smlouvy a rozsáhlý archiv šanonů impulzem ke změně firemních procesů?
• Jakou roli sehrál v přechodu na elektronické dokumenty covid a práce v menším týmu?
• Co mají společného dnešní SaaS služby s předplatným filmů, hudby nebo mobilních aplikací?
• Proč podle Štěrby není otázkou, zda se firmy stanou bezpapírovými, ale jak dlouho jim to ještě potrvá?